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一、系統(tǒng)部署模式 集團(tuán)化應(yīng)用解決方案部署方式根據(jù)下屬單位的實(shí)際情況應(yīng)主要考慮以下三點(diǎn)：1.  集團(tuán)總部和下屬單位的網(wǎng)絡(luò)連接情況；2. 下屬單位對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)能力；3. 由于集團(tuán)總部和下屬單位的資產(chǎn)、權(quán)益不同，所以信息披露程度和檔案管理模式也存在著差異。根據(jù)不同的情況，一般有以下幾種部署方式：◆ 大集中部署方式　　該部署方式的特點(diǎn)是集團(tuán)總部成為管理中心、維護(hù)中心和數(shù)據(jù)中心，即將數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、WEB服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器等全部部署在總部，下屬單位通過專網(wǎng)或VPN來訪問總部。此種部署方式適用于網(wǎng)絡(luò)連接良好、下屬單位對(duì)系統(tǒng)維護(hù)能力較弱，集團(tuán)總部對(duì)下屬單位的人、財(cái)、物有統(tǒng)一管理權(quán)限和要求的情況。◆ 分布式部署方式　　該部署方式是集團(tuán)總部和下屬單位分別獨(dú)立的部署本單位系統(tǒng)。建成若干個(gè)管理中心、維護(hù)中心和數(shù)據(jù)中心，下屬單位根據(jù)集團(tuán)的統(tǒng)一要求將相關(guān)信息匯總、移交后，在集團(tuán)總部集中形成數(shù)據(jù)中心。這種部署方式適用于網(wǎng)絡(luò)連接情況較差、下屬單位較多且維護(hù)和管理能力較強(qiáng)，集團(tuán)總部與下屬單位不適合完全集中管理的情況?！?nbsp;混合式部署方式　　混合式部署方式是指一部分具備較大集中管理模式的機(jī)構(gòu)，采用大集中的管理模式，而其它機(jī)構(gòu)則采用分布式進(jìn)行獨(dú)立部署，獨(dú)立匯總、移交檔案信息后，在集團(tuán)總部形成數(shù)據(jù)中心。 二、系統(tǒng)功能架構(gòu)(1)  信息采集平臺(tái)：它是整個(gè)系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺(tái)，也是檔案信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)平臺(tái)，更是整個(gè)平臺(tái)對(duì)外提供檔案知識(shí)服務(wù)的初始源泉，主要從各種數(shù)據(jù)源（包括：互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、文件系統(tǒng)、內(nèi)部其他系統(tǒng)及獨(dú)立信息源）進(jìn)行信息采集；(2)  檔案管理基礎(chǔ)平臺(tái)：它是檔案工作的IT支撐平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)檔案的收集、管理、存儲(chǔ)和利用，也可實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總部對(duì)下屬單位檔案業(yè)務(wù)工作的管控，是“集團(tuán)”對(duì)外宣傳的窗口和對(duì)內(nèi)教育的基地；(3) 知識(shí)采集平臺(tái)：它是檔案知識(shí)應(yīng)用的基礎(chǔ)平臺(tái)，是整個(gè)平臺(tái)系統(tǒng)對(duì)外提供檔案知識(shí)服務(wù)的源泉。通過分布式采集系統(tǒng)，從集中式和分布式綜合檔案管理系統(tǒng)中采集檔案知識(shí)，然后對(duì)各類檔案知識(shí)進(jìn)行整合和挖掘，分析、構(gòu)建檔案知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案知識(shí)應(yīng)用平臺(tái)提供應(yīng)用基礎(chǔ)；(4)  知識(shí)應(yīng)用平臺(tái)：包括知識(shí)學(xué)習(xí)平臺(tái)、知識(shí)分析平臺(tái)、知識(shí)協(xié)作平臺(tái)、個(gè)性化知識(shí)平臺(tái)、知識(shí)管理和服務(wù)平臺(tái)。

　　近年來中國(guó)保險(xiǎn)業(yè)快速發(fā)展，中國(guó)將成為全球*重要的保險(xiǎn)市場(chǎng)之一。隨之，各類型紙質(zhì)檔案大量增加，業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案信息的需求也在急劇攀升。保險(xiǎn)行業(yè)已經(jīng)成為檔案信息化工程中的一個(gè)重要門類?！　?guó)家檔案局與中國(guó)人民保險(xiǎn)公司印發(fā)的《中國(guó)人民保險(xiǎn)公司檔案管理辦法》、保監(jiān)會(huì)下發(fā)的《人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》及保監(jiān)發(fā)（2007）28號(hào)文件均對(duì)保險(xiǎn)行業(yè)的業(yè)務(wù)檔案管理工作有明確規(guī)定和考量標(biāo)準(zhǔn)，并強(qiáng)令加強(qiáng)執(zhí)行信息化管理。中國(guó)人壽、中國(guó)平安、新華保險(xiǎn)、友邦、信誠(chéng)人壽等保險(xiǎn)公司率先也采用了電子檔案管理技術(shù)，因與傳統(tǒng)的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案相比，電子檔案具有管理成本低、利用便捷及支持多人同時(shí)在線查閱等優(yōu)點(diǎn)，現(xiàn)今電子檔案技術(shù)得到大力推廣并已經(jīng)成為檔案管理的主要模式?！　∥夜驹诒ｋU(xiǎn)行業(yè)的調(diào)研報(bào)告中總結(jié)，北京地區(qū)保險(xiǎn)公司檔案管理工作中普遍存在如下問題：1. 檔案管理分散，沒有統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，加之檔案管理人員對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)欠缺，造成總公司檔案管理難度大；2. 檔案利用安全性差，例如紙質(zhì)檔案無人保管長(zhǎng)期利用；3. 歷史檔案管理沒有到達(dá)到國(guó)家檔案局和保監(jiān)會(huì)的要求；4. 紙質(zhì)檔案檔案利用效率低，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不達(dá)標(biāo)；5. 紙質(zhì)檔案沒有及時(shí)銷毀，造成庫(kù)房的積壓，提高管理成本；6. 人工操作易導(dǎo)致檔案著錄信息不準(zhǔn)確。 　　針對(duì)以上所存在的主要問題，我公司結(jié)合各保險(xiǎn)公司檔案管理的實(shí)際需求，自主研發(fā)了檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)字化加工解決方案，亮點(diǎn)如下：一、檔案系統(tǒng)解決方案：①統(tǒng)一規(guī)范管理：為用戶單位量身設(shè)計(jì)完整的檔案管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)總公司對(duì)所有分支機(jī)構(gòu)集中式的管理；同時(shí)，從檔案的整理、歸檔、保管到利用，系統(tǒng)設(shè)計(jì)可以引導(dǎo)各級(jí)部門檔案人員規(guī)范化操作，簡(jiǎn)單快捷。②檔案利用安全性得以提高：可實(shí)現(xiàn)檔案管理權(quán)限的控制，保存借閱、打印、檔案系統(tǒng)登陸等詳細(xì)操作日志，且電子檔案不允許拷屏；③解決歷史檔案難題：對(duì)用戶的歷史檔案可根據(jù)國(guó)家檔案局和保監(jiān)會(huì)的要求結(jié)合用戶單位的實(shí)際需求設(shè)計(jì)一套完整的整理方案，使原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化的處理與檔案系統(tǒng)同步；④信息及時(shí)化處理：檔案系統(tǒng)中設(shè)有自動(dòng)信息提示，如對(duì)話框提示、手機(jī)短信提示、郵件提示功能，方便對(duì)檔案借閱、移交、鑒定銷毀審批和對(duì)檔案保管期限的判斷；⑤多種查詢方式：查詢可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的多種查詢需要，有檔案條目檢索、全文檢索、簡(jiǎn)單檢索、**檢索、跨庫(kù)檢索等功能；⑥統(tǒng)計(jì)方法多樣。統(tǒng)計(jì)功能有年報(bào)統(tǒng)計(jì)、明細(xì)統(tǒng)計(jì)、利用情況統(tǒng)計(jì)、檔案保管統(tǒng)計(jì)、操作日志統(tǒng)計(jì)等；⑦提高信息準(zhǔn)確率。由系統(tǒng)自動(dòng)將檔案著錄信息進(jìn)行摘錄，減少人工操作的錯(cuò)誤率。 二、紙質(zhì)檔案解決方案：①**、高速運(yùn)作：批量檔案整理、批量圖像處理、全文檢索、數(shù)據(jù)加密、文本錄入、批量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、PDF、OCR漢字識(shí)別等技術(shù)，針對(duì)各種業(yè)務(wù)檔案類型，按照不同年代和格式選擇的靈活性，制定出不同的生產(chǎn)流程，從人員、設(shè)備、軟硬件的配備方面，都有嚴(yán)格的質(zhì)量控制和全面的監(jiān)督和管理；②設(shè)備先進(jìn)：自主研發(fā)的影像掃描系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化圖像處理，自動(dòng)去除圖像黑邊、傾斜校對(duì)、去污點(diǎn)、文字加深、變淺等，所生成的文件格式能夠方便地掛接到檔案管理系統(tǒng)中，且自動(dòng)攜帶壓縮技術(shù)、OCR全文識(shí)別技術(shù)等，快捷掛接到檔案系統(tǒng)中，減少存儲(chǔ)空間；③操作安全：采用局域進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的操作，加工人員不得攜帶任何存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)入辦公現(xiàn)場(chǎng)，防止數(shù)據(jù)的泄密，每天上下班安排專人負(fù)責(zé)文檔質(zhì)量及數(shù)量嚴(yán)格的核對(duì)與交接，將清查情況詳細(xì)記錄在案；④紀(jì)律嚴(yán)明。嚴(yán)格遵循國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及用戶的實(shí)際需求進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工。

  一、信貸檔案數(shù)字化管理總流程（如下圖所示）二、流程操作要求1. 領(lǐng)取檔案：由項(xiàng)目總監(jiān)或銀行指定負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)工作人員到檔案室領(lǐng)取檔案，領(lǐng)取時(shí)認(rèn)真核對(duì)卷內(nèi)文件（看有無缺頁(yè)、破損等情況），瀏覽掃描頁(yè)面內(nèi)容并在領(lǐng)取表格上簽字確認(rèn)。領(lǐng)取后由項(xiàng)目總監(jiān)負(fù)責(zé)分發(fā)給拆分小組，并做好分發(fā)記錄。2. 文件拆分：拆分小組領(lǐng)到檔案后應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真地整理，將要掃描的文件整理平整，按順序排列，對(duì)沒有頁(yè)次號(hào)的文件補(bǔ)敲頁(yè)號(hào)。拆分過程中要確保檔案整潔、不損壞。3. 文件掃描：掃描前先檢查各臺(tái)掃描儀設(shè)置項(xiàng)是否是正確，所有待掃描文檔文件名和條目錄入電腦。普通A4文件拆分后送入A4自動(dòng)掃描儀快速、有序地進(jìn)行掃描；凡帶有A3規(guī)格的文檔統(tǒng)一進(jìn)入A3自動(dòng)掃描儀進(jìn)行快速、有序的自動(dòng)掃描；其他不規(guī)則紙張，如加厚紙張、超薄紙張、非A3、A4規(guī)格的紙張等需由一名掃描專員單獨(dú)處理，進(jìn)行手動(dòng)掃描，以確保文件不卡紙、不破損，完整無缺地掃描入檔。掃描后按要求做好文件命名和保存工作，認(rèn)真核對(duì)是否有缺頁(yè)現(xiàn)象并及時(shí)糾正。 4. 文檔歸順：將掃描完的文件進(jìn)行整理，按順序排好放入盒中，交由裝訂組對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)裝訂，由項(xiàng)目總監(jiān)復(fù)查，并在轉(zhuǎn)交表格中簽字，同時(shí)進(jìn)行第二次校對(duì)工作。 5. 條形碼裝箱：所有文檔入盒后，在每盒文件上貼條形碼標(biāo)簽，再裝入箱中，并在所有文件箱上貼條形碼，送往資料庫(kù)或庫(kù)房入架。日后資料庫(kù)和庫(kù)房可通過條形碼搜索直接找到卷宗和文檔所存儲(chǔ)的密集柜位置。如圖所示:6. 送回資料庫(kù)或庫(kù)房：將所有貼好條形碼的裝箱文件統(tǒng)一清點(diǎn)并送往資料庫(kù)或庫(kù)房，根據(jù)電腦中預(yù)先指定的密集柜位置將箱子對(duì)號(hào)入座，存儲(chǔ)保管，并進(jìn)行登記，接收人員必須簽字查收。7. 任務(wù)完成：掃描工作和文檔存放工作一步到位全部完成，銀行即可同時(shí)進(jìn)行文檔電子化管理和文件遠(yuǎn)程調(diào)閱查看。從密集柜中取出的文件需進(jìn)行登記，負(fù)責(zé)人簽字，文件調(diào)閱完成后必須歸還到原先所屬的文件箱，放入原先的密集柜中。 三、服務(wù)內(nèi)容及要求（1）完成時(shí)間周期：根據(jù)客戶需求商議；（2）工作場(chǎng)所：由客戶方安排工作場(chǎng)所及辦公桌椅；（3）服務(wù)及場(chǎng)地要求：另行約定；（4） 掃描文件要求：掃描為PDF或TIFF格式，顏色為黑白/彩色，分辨率為200PPI/150PPI?；蛄硇幸螅唬?）整理裝訂或還原要求：材料由客戶提供，我方按客戶方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求裝訂或還原；（6）對(duì)于檔案掃描過程發(fā)現(xiàn)原始紙質(zhì)檔案中的錯(cuò)誤，在確認(rèn)后我方給予修正；四、 編碼檢測(cè)系統(tǒng)1. 編碼檢測(cè)系統(tǒng)可對(duì)掃描后的圖像文件進(jìn)行編碼智能自動(dòng)核對(duì)，此程序可識(shí)別出是否有缺頁(yè)、漏掃等情況，有效避免漏編、漏掃的嚴(yán)重差錯(cuò)。 2. 當(dāng)掃描后的檔案頁(yè)碼產(chǎn)生順序錯(cuò)誤時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行頁(yè)碼調(diào)整，將電子版檔案按順序重新排列。3. 系統(tǒng)帶有自動(dòng)去除白頁(yè)功能，并在電子版檔案背面補(bǔ)上連續(xù)號(hào)。 五、關(guān)鍵詞檢測(cè) 1. 進(jìn)行關(guān)鍵字段和其他內(nèi)容核對(duì)，其中主要包括：客戶代碼、姓名、身份證號(hào)、銀行賬號(hào)、信貸賬號(hào)、業(yè)務(wù)類型、操作時(shí)間等，做到100%正確。2. 系統(tǒng)對(duì)統(tǒng)一格式的表格內(nèi)容可進(jìn)行自動(dòng)比對(duì)，即自動(dòng)提取表中指定核對(duì)的內(nèi)容，使核對(duì)工作更有針對(duì)性、更便捷。六、 自動(dòng)分類功能　　公司研發(fā)了一套圖像識(shí)別技術(shù)，可根據(jù)掃描后的圖像進(jìn)行識(shí)別后自動(dòng)歸類，將該圖像歸類到其所屬分類。如遇到非常規(guī)分類的圖像，系統(tǒng)將其自動(dòng)分到“其他類別”中，再由人工進(jìn)行分類。1. 通過以上自動(dòng)分類功能，系統(tǒng)將所有檔案先進(jìn)行一次分類，即工作人員無需   對(duì)著一厚疊紙張逐一進(jìn)行人工分類，而是將已經(jīng)自動(dòng)分類好的文件夾打開，檢查是否有不同于文件夾中其他表單的檔案，使分類核對(duì)人員可以集中化核對(duì)，大大減少該崗位人員的差錯(cuò)率，有效避免人為造成的判斷錯(cuò)誤。2. 如發(fā)現(xiàn)有異于該組分類的檔案，可人工將該檔案重新歸類到其所屬的類別中，易識(shí)別且易操作。3. 分類的同時(shí)進(jìn)行關(guān)鍵字段和其他內(nèi)容核對(duì)，其中主要包括：客戶代碼、姓名、身份證號(hào)、銀行賬號(hào)、信貸賬號(hào)、業(yè)務(wù)類型、操作時(shí)間等，做到100%正確。同時(shí)，本系統(tǒng)對(duì)統(tǒng)一格式的表格內(nèi)容可進(jìn)行自動(dòng)比對(duì)，即自動(dòng)提取表中指定核對(duì)的內(nèi)容，使核對(duì)工作更有針對(duì)性、更便捷。七、質(zhì)量檢驗(yàn)　　檢驗(yàn)人員在現(xiàn)場(chǎng)對(duì)整條流水線進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括是否漏編、漏掃、分類錯(cuò)誤、核對(duì)錯(cuò)誤、流水號(hào)錯(cuò)位等，防止并控制因各類過失造成的差錯(cuò)。 八、檔案還原將所有紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，檢查流水號(hào)、客戶代碼、條形碼等是否一致，再裝入盒中還原文檔。  公司數(shù)字化加工進(jìn)度表如下表：  進(jìn)度參考表臺(tái)數(shù)日完成量（頁(yè)/天）月完成量（頁(yè)/25天）年完成量（頁(yè)/年）掃  描  儀  設(shè)  備1臺(tái)*大值7,500187,5002,250,000平均6,000150,0001,800,000*小值4,500112,5001,350,0003臺(tái)*大值22,500562,5006,750,000平均18,000450,0005,400,000*小值13,500337,5004,050,0006臺(tái)*大值45,0001,125,00013,500,000平均36,000900,00010,800,000*小值27,000675,0008,100,000

一、打印條形碼1. 使用條形碼打印機(jī)統(tǒng)一打印條形碼，貼于證券檔案盒外側(cè)。2. 對(duì)證券檔案依次進(jìn)行整理、排序，啟用編碼系統(tǒng)進(jìn)行頁(yè)碼編制。二、文檔掃描 1. 使用手持式掃描槍掃描檔案盒外側(cè)的條形碼進(jìn)行掃描并創(chuàng)建文件夾。2. 使用高速掃描儀對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將檔案掃描成圖片格式，分辨率200dpi，在不損壞檔案原件的基礎(chǔ)上，清晰度和識(shí)別做到與檔案原件保持基本一致。  三、 編碼檢測(cè)系統(tǒng)1. 編碼檢測(cè)系統(tǒng)可對(duì)掃描后的圖像文件進(jìn)行編碼智能自動(dòng)核對(duì)，此程序可識(shí)別出是否有缺頁(yè)、漏掃等情況，有效避免漏編、漏掃的嚴(yán)重差錯(cuò)。3. 當(dāng)掃描后的檔案頁(yè)碼產(chǎn)生順序錯(cuò)誤時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行頁(yè)碼調(diào)整，將電子版檔案按順序重新排列。4. 系統(tǒng)帶有自動(dòng)去除白頁(yè)功能，并在電子版檔案背面補(bǔ)上連續(xù)號(hào)。 四、關(guān)鍵詞檢測(cè) 1. 進(jìn)行關(guān)鍵字段和其他內(nèi)容核對(duì)，其中主要包括：客戶代碼、姓名、身份證號(hào)、證券賬號(hào)、資金賬號(hào)、業(yè)務(wù)類型、操作時(shí)間等，做到100%正確。 2. 本系統(tǒng)對(duì)統(tǒng)一格式的表格內(nèi)容可進(jìn)行自動(dòng)比對(duì)，即自動(dòng)提取表中指定核對(duì)的內(nèi)容，使核對(duì)工作更有針對(duì)性、更便捷。  五、 自動(dòng)分類功能1. 公司研發(fā)了一套圖像識(shí)別技術(shù)，可根據(jù)掃描后的圖像進(jìn)行識(shí)別后自動(dòng)歸類，將該圖像歸類到其所屬分類。如遇到非常規(guī)分類的圖像，系統(tǒng)將其自動(dòng)分到“其他類別”中，再由人工進(jìn)行分類。2. 通過以上自動(dòng)分類功能，系統(tǒng)將所有檔案先進(jìn)行一次分類，即工作人員無需對(duì)著一厚疊紙張逐一進(jìn)行人工分類，而是將已經(jīng)自動(dòng)分類好的文件夾打開，檢查是否有不同于文件夾中其他表單的檔案，使分類核對(duì)人員可以集中化核對(duì)，大大減少該崗位人員的差錯(cuò)率，有效避免人為造成的判斷錯(cuò)誤3. 如發(fā)現(xiàn)有異于該組分類的檔案，可人工將該檔案重新歸類到其所屬的類別中，易識(shí)別且易操作?！?.分類的同時(shí)進(jìn)行關(guān)鍵字段和其他內(nèi)容核對(duì)，其中主要包括：客戶代碼、姓名、身份證號(hào)、證券賬號(hào)、資金賬號(hào)、業(yè)務(wù)類型、操作時(shí)間等，做到100%正確。同時(shí)，本系統(tǒng)對(duì)統(tǒng)一格式的表格內(nèi)容可進(jìn)行自動(dòng)比對(duì)，即自動(dòng)提取表中指定核對(duì)的內(nèi)容，使核對(duì)工作更有針對(duì)性、更便捷。 六、質(zhì)量檢驗(yàn)　 檢驗(yàn)人員在現(xiàn)場(chǎng)對(duì)整條流水線進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括是否漏編、漏掃、分類錯(cuò)誤、核對(duì)錯(cuò)誤、流水號(hào)錯(cuò)位等，防止并控制因各類過失造成的差錯(cuò)。  七、檔案還原 將所有紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，檢查流水號(hào)、客戶代碼、條形碼等是否一致，再裝入盒中還原文檔。 公司數(shù)字化加工進(jìn)度表如下表： 進(jìn)度參考表臺(tái)數(shù)日完成量（頁(yè)/天）月完成量（頁(yè)/25天）年完成量（頁(yè)/年）掃  描  儀  設(shè)  備1臺(tái)*大值7,500187,5002,250,000平均6,000150,0001,800,000*小值4,500112,5001,350,0003臺(tái)*大值22,500562,5006,750,000平均18,000450,0005,400,000*小值13,500337,5004,050,0006臺(tái)*大值45,0001,125,00013,500,000平均36,000900,00010,800,000*小值27,000675,0008,100,000