一、ABK銀行信貸檔案系統(tǒng)需求原因
1、解決實(shí)物檔案移交后的查閱問題：
希望通過良好的設(shè)計(jì)即方便銀行內(nèi)部各級查閱，也盡量避免在內(nèi)外部各級檢查時(shí)調(diào)閱紙質(zhì)檔案，減輕分行檔案管理崗工作量。
2、提高銀行信貸管理水平：?
◆ 通過“支行系統(tǒng)上傳——分行集中打印入檔”的方式收集出賬后入檔的放劃款憑證等，嘗試新的資料收集管理模式，意味著出賬后結(jié)清前支行無需再專門派人奔波遞送檔案。?
◆ 提供“對私授信貸后檢查管理及檔案”、“對私授信分類認(rèn)定管理及檔案”、“對私授信催收管理及檔案”模塊，對個貸貸后檢查、分類認(rèn)定、催收工作提供管理系統(tǒng)。
◆ 優(yōu)化流程，從以合同為單位做貸后檢查,變更為以客戶為單位。提供系統(tǒng)自動生成個貸“貸后檢查報(bào)告”、“風(fēng)險(xiǎn)分類認(rèn)定”功能。根據(jù)分行月度/季度上傳的名單、信息，檔案系統(tǒng)自動生成貸后檢查表、風(fēng)險(xiǎn)分類認(rèn)定表初表，減輕支行撰寫及分行審核的工作量，將分支行從是否漏報(bào)、基本信息的填寫和核對的事務(wù)性工作中解放出來，有精力將重心轉(zhuǎn)向核心的風(fēng)險(xiǎn)判斷。
◆ 系統(tǒng)自動逐筆考核各支行檔案管理中“不及時(shí)上報(bào)憑證”、“貸后檢查、分類認(rèn)定不合格被分行退回”等行為，自動統(tǒng)計(jì)得出《 年 月對私授信檔案管理考核表（筆數(shù)）》，且支行能查詢錯誤明細(xì)，提高考核效率。
◆ 通過支付憑證上傳、逐筆自動考核上傳及時(shí)性、自動識別劃款憑證出“個人貸款流向匯總表”等手段，改進(jìn)我行支付管理。
◆ 通過流程設(shè)計(jì)，明晰支行、分行信管部、檔案管理分工，促進(jìn)我行檔案管理從“保管檔案”到“管理檔案”的升級。
◆ 通過掃描發(fā)票正本及自動識別功能，杜絕假發(fā)票、不及時(shí)上交發(fā)票等管理漏洞，提高我行信貸管理水平。
◆ 系統(tǒng)自動逐筆考核各支行檔案管理中“不及時(shí)上報(bào)憑證”、“不及時(shí)上傳發(fā)票”等行為，自動統(tǒng)計(jì)得出《 年 月對公授信檔案管理考核表（筆數(shù)）》，且支行能查詢錯誤明細(xì)，提高考核效率。
◆ 通過支付憑證上傳、自動考核支付憑證上傳及時(shí)性、自動識別劃款憑證出“對公貸款流向匯總表”方式，改進(jìn)我行支付管理。
◆ 通過流程設(shè)計(jì)，明晰支行、分行信管部、檔案管理分工，促進(jìn)我行檔案管理從“保管檔案”到“管理檔案”的升級。
二、系統(tǒng)架構(gòu)
2.1 資料卷宗
可將整本資料卷宗放入大型掃描儀器進(jìn)行整本文件掃描，卷宗上的列表、資料、檔案目錄、檔案文件等，從中用戶可查詢各類檔案名稱，立卷人，立卷時(shí)間，其所屬資料卷宗，并可根據(jù)用戶的不同權(quán)限對文件進(jìn)行管理設(shè)置。
2.2 資料卷宗設(shè)置
資料卷宗可根據(jù)資料種類、類別、所屬檔案目錄或文件類型等方式進(jìn)行設(shè)置修改，例如，根據(jù)有效期分類（短期，中期，中長期等），卷宗類型（A型，B型等），目錄具體名稱（如借貸申請書，授權(quán)委托文件，審核調(diào)查報(bào)告，公證書，各類單據(jù)憑證等），也可根據(jù)資料類別分類（原件或復(fù)印件）
2.3 客戶管理
客戶列表將所有客戶名稱排序列出，在客戶歸類的選項(xiàng)中可將各類客戶按其屬性歸類，例如，某某銀行上海分行為商業(yè)信貸部門，某某銀行廣州分行為信息總和部分等。
2.4 系統(tǒng)提醒
系統(tǒng)中特別設(shè)置了文件提醒功能，這個平臺將所需文件名、文號、責(zé)任者、文件數(shù)量、所屬檔案目錄等一一列出，用戶可清晰地查閱每一份文件的內(nèi)容，并了解此份文件分別有多少份原件和復(fù)印件，總共多少頁數(shù)，并且可以查出缺少的文件數(shù)，然后進(jìn)行文件及時(shí)追蹤和歸檔。
2.5 操作日志
用戶可對一些進(jìn)展型文件根據(jù)其進(jìn)展進(jìn)程作出修改管理或更新，操作的步驟和時(shí)間會被系統(tǒng)記錄，用于監(jiān)察。
2.6 系統(tǒng)設(shè)置
系統(tǒng)設(shè)置中包括用戶權(quán)限管理，用戶管理，公司管理，審核設(shè)置，區(qū)域設(shè)置和系統(tǒng)權(quán)限等。
用戶權(quán)限根據(jù)工作人員不同職位職能進(jìn)行設(shè)置，例如，分行經(jīng)理，部門經(jīng)理，憑證部門工作人員，業(yè)務(wù)員等。系統(tǒng)管理員對每一級工作人員進(jìn)行了權(quán)限設(shè)置，根據(jù)不同等級分別擁有對組或以下用戶管理、審核、修改權(quán)限，或僅有查看權(quán)限等。
用戶管理包含了所有工作人員和用戶的個人檔案文件，包括姓名，工號，密碼，用戶組，聯(lián)系方式，身份確認(rèn)，銀行卡號，人像照片等。
審核設(shè)置中有審核文件類別名稱，權(quán)限值等功能，并可進(jìn)行排序和操作。
區(qū)域設(shè)置細(xì)化到各個部門或辦公室，可設(shè)置其權(quán)限等。
三、架構(gòu)涉及角色
銀行檔案管理崗：
（銀行信管部檔案專管員）：可上傳索引、修改索引；可對檔案做外借、下載、打印封面的操作；可查閱銀行所有檔案（含隱藏內(nèi)容）；可選擇或恢復(fù)需要隱藏的內(nèi)容；
銀行貸后檔案管理崗：
負(fù)責(zé)上傳需要貸后檢查、風(fēng)險(xiǎn)分類認(rèn)定、催收的名單；負(fù)責(zé)審核支行提交的貸后檢查、風(fēng)險(xiǎn)分類認(rèn)定。
分行有權(quán)查閱人：
可查閱銀行檔案（除隱藏內(nèi)容）
支行權(quán)限查閱人（行長、內(nèi)勤）：
可查閱本支行檔案（除“隱藏”內(nèi)容）；
可上傳本支行檔案的出賬通知書、劃款憑證、發(fā)票、承兌匯票等；
可上傳本支行個貸貸后檢查、分類認(rèn)定、個貸催收檔案。
個人權(quán)限查閱人：
可查閱本人名下授信的檔案（除“隱藏”內(nèi)容）；
可上傳本人名下授信的出賬通知書、劃款憑證、發(fā)票、承兌匯票等；
可上傳本人名下授信的個貸貸后檢查、分類認(rèn)定、個貸催收檔案。
檔案交接專員：
負(fù)責(zé)交接、掃描；
負(fù)責(zé)在銀行登錄系統(tǒng)執(zhí)行上傳文件、上傳確認(rèn)、歸還入庫、結(jié)清操作。
四、系統(tǒng)特色功能介紹
1、 電子書功能：可將所有掃描文件以卷宗為單位，直接以書本的形式在電腦中呈現(xiàn)。用戶在查閱文案時(shí)猶如直接翻閱書本，鼠標(biāo)點(diǎn)到哪，書本翻到哪，靈便自如，有些雙面文案可同時(shí)呈現(xiàn)方便閱讀，大大加強(qiáng)文案閱讀可視化效果。
2、 文字識別功能：開發(fā)的文字識別軟件是通過光學(xué)技術(shù)對文字進(jìn)行識別，自動通關(guān)對圖形的識別轉(zhuǎn)化成文字提取。它能將文字自動識別的同時(shí)錄入到電腦軟件，與掃描儀設(shè)備配備結(jié)合，可將進(jìn)入掃描儀的文檔高效識別，在電腦中以文檔格式歸檔記錄，以便日后文檔的影像數(shù)據(jù)和使用。文字識別系統(tǒng)軟件已經(jīng)可以和掃描儀搭配使用，提升效率，效果良好，準(zhǔn)確率達(dá)到95%左右。
3、 文檔條形碼功能：以每盒和每箱為單位進(jìn)行條形碼匹配，將印有銀行專屬的條形碼貼在每盒和每箱文檔上，與電腦軟件一一對應(yīng)，即：在電腦軟件中輸入、掃入條形碼編碼便可查到相對應(yīng)的文件所在資料室、密集柜位置，或用掃描槍對著盒子或箱子上的條形碼掃描，便可直接從電腦中查看到盒中或箱中存放哪些文案，對文檔的管理和查找工作效率和精確度大大提升。
4、 裝箱入架一體化流程：在電腦中預(yù)先設(shè)定每個箱子入架位置，以數(shù)軸形式設(shè)立縱軸和橫軸坐標(biāo)點(diǎn)，確定箱子在密集柜中的具體位置，所有成箱文件分別與庫房管理相關(guān)聯(lián)，對倉儲文件進(jìn)行有條不紊的管理、存放。
5、全文檢索功能：在將所有文案掃描入電腦的同時(shí)已建立起強(qiáng)大的資料庫后臺，掃入電腦的所有文案文字通過自動文字識別后自動生成為關(guān)鍵詞詞庫，用戶可輸入詞組或短語，在詞庫中進(jìn)行全文檢索，快速有效地調(diào)出關(guān)鍵詞所搜索到的所有文件，再從中選擇用戶查找的確切文件，查閱其中詳細(xì)內(nèi)容。
6、其他功能
軟件涵蓋操作管理、流程管理、檔案管理、檔案調(diào)閱、系統(tǒng)維護(hù)、遠(yuǎn)程協(xié)助等模塊，開發(fā)的其他功能包括：
用戶界面：根據(jù)客戶行業(yè)特色和特別要求量身定制，為客戶設(shè)計(jì)****的企業(yè)軟件界面，用戶也可根據(jù)個人需求切換操作界面皮膚或切換格式，體現(xiàn)更人性化、更靈活的操作。
文檔一體化：與辦公自動化系統(tǒng)無縫接口，紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌并行；
權(quán)限管理：支持多層權(quán)限設(shè)置管理，對不同的用戶設(shè)置其查閱調(diào)取文檔權(quán)限，分配合理，增強(qiáng)文檔管理嚴(yán)密性；
預(yù)立卷：便捷的預(yù)立卷功能可使您的組卷工作事半功倍；
標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表：符合國家檔案標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表輸出；
部門立卷與檔案移交進(jìn)館：數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出模塊充分保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全；特有的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與數(shù)據(jù)導(dǎo)出不僅可以保護(hù)用戶已有的數(shù)據(jù)資源，還可以使部門與檔案室、檔案室與檔案館之間進(jìn)行方便快捷的數(shù)據(jù)傳遞與交換；
全文管理：支持各類型多頁掃描儀，并采用追加、插入和覆蓋三種掃描輸入方式，并同時(shí)支持Word、Excel等電子文件的管理，確保全文管理工作的簡便化、高速度、高效率；
檔案管理模式：分為立卷、不立卷、通用型三種檔案管理模式，使用戶靈活根據(jù)需要自行設(shè)計(jì)管理模式，既滿足了檔案組卷的用戶，同時(shí)又滿足了檔案改革后所需要的管理模式；
自定義：檔案分類維護(hù)、系統(tǒng)代碼維護(hù)、數(shù)據(jù)觸發(fā)器定義、報(bào)表管理等功能的自定義，充分體現(xiàn)了用戶個性。?
五、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)備份方案
（一）、我們公司將提供以下服務(wù)內(nèi)容：
1．協(xié)助銀行進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)維護(hù)并且建立系統(tǒng)維護(hù)記錄。
2．派遣技術(shù)人員上門進(jìn)行軟件的維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。
3．根據(jù)銀行的需要，修改系統(tǒng)的配置文件、帳戶、打印輸出格式、統(tǒng)計(jì)報(bào)表輸出格式等，根據(jù)銀行要求對軟件功能進(jìn)行修改和完善。
4．根據(jù)銀行軟件使用情況及設(shè)備情況制定科學(xué)的數(shù)據(jù)備份方案和方法，并協(xié)助銀行進(jìn)行日常數(shù)據(jù)備份和清理。
5．協(xié)助同一版本軟件的升級工作。
6．接到銀行通過電話，信函，傳真，電子郵件等方式提出關(guān)于軟件的服務(wù)請求后，我公司技術(shù)人員當(dāng)日內(nèi)通過電話向銀行用戶提供技術(shù)問題解答。
7．本公司負(fù)責(zé)銀行操作員現(xiàn)場培訓(xùn)。